Prawidłowe zarządzanie obowiązkami środowiskowymi w firmie jest dziś nie tylko wymogiem formalnym, ale także warunkiem utrzymania ciągłości działalności. Jednym podstawowych elementów systemu raportowego w Polsce jest KOBiZE – baza danych, do której wielu przedsiębiorców musi regularnie przesyłać informacje dotyczące emisji zanieczyszczeń do powietrza.

Spis treści

1. KOBiZE – co to jest i kogo obowiązuje?
   1. Obowiązek sprawozdawczy – kto musi raportować i dlaczego to ważne?
2. Formalności związane z KOBiZE – jak wypełnić i złożyć raport?
   1. Najczęstsze trudności w przygotowaniu raportu
3. Co grozi za brak raportu do KOBiZE?
4. Kiedy warto skorzystać z outsourcingu w zakresie KOBiZE?
5. Dlaczego terminowe złożenie raportu do KOBiZE jest ważne?

Systematyczne składanie raportu do KOBiZE nie jest obowiązkiem zarezerwowanym wyłącznie dla przemysłu ciężkiego. Obejmuje on także działalności usługowe, magazynowe, transportowe, a nawet biura wykorzystujące kotły czy piece grzewcze.

Zachęcamy do przeczytania naszego poradnika. Wyjaśniamy w nim zagadnienie KOBiZE – co to jest, dla kogo raportowanie jest obowiązkowe i jak przygotować poprawne sprawozdanie.

KOBiZE – co to jest i kogo obowiązuje?

KOBiZE (Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami) to jednostka działająca w ramach Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego. Jej zadaniem jest gromadzenie i przetwarzanie danych o emisji gazów cieplarnianych oraz innych substancji do powietrza, a także wspieranie administracji publicznej w realizacji celów klimatycznych.

Podstawą prawną raportowania jest Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. 2020 poz. 1077).

Coroczny raport do KOBiZE musi złożyć każda firma, która:

• eksploatuje źródła emisji (np. kotły grzewcze, agregaty, lakiernie);
• wykorzystuje urządzenia spalające paliwa, emitujące do powietrza CO₂, NOx, SO₂ i inne substancje;
• prowadzi działalność powodującą emisje z procesów technologicznych.

Obowiązek sprawozdawczy – kto musi raportować i dlaczego to ważne?

Wbrew pozorom, obowiązek składania raportu do KOBiZE dotyczy nie tylko dużych zakładów przemysłowych. W wielu przypadkach robią to również niewielkie firmy usługowe, handlowe, magazynowe czy produkcyjne.

Przedsiębiorstwo podlega raportowaniu, jeśli choćby jeden element działalności wiąże się z emisją substancji do powietrza – nawet jeśli jest to jedynie piec gazowy w magazynie.

Typowe źródła emisji, które generują obowiązek raportowy:

• eksploatacja pieców gazowych, kotłów olejowych, kominków;
• użytkowanie maszyn spalinowych – np. wózki widłowe, agregaty prądotwórcze;
• procesy technologiczne – np. spawanie, lakierowanie, cięcie plazmowe;
• emisje z pojazdów firmowych, szczególnie flot użytkowych;
• ogrzewanie budynków przy pomocy paliw stałych, ciekłych lub gazowych.

Formalności związane z KOBiZE – jak wypełnić i złożyć raport?

Wielu przedsiębiorców objętych systemem KOBiZE nie wie, jak wypełnić i złożyć raport. Proces wymaga szczegółowej analizy danych dotyczących emisji zanieczyszczeń w firmie. Choć wydaje się prosty, niezbędne jest zachowanie precyzyjności oraz znajomość obowiązujących przepisów.

Przed wypełnieniem formularzy dotyczących KOBiZE warto zapoznać się z instrukcjami dostępnymi w systemie, które pomogą krok po kroku przejść przez procedurę. Zawierają one szczegółowe wytyczne przydatne na każdym etapie raportowania – od rejestracji, przez wypełnianie formularza, aż po wysyłkę danych. Podstawowe kroki do poprawnego wypełnienia raportu to:

1. Rejestracja w systemie KOBiZE – aby złożyć sprawozdanie, pierwszym krokiem jest założenie konta w systemie, jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy. Warto zapoznać się z instrukcją rejestracji dostępną na stronie systemu KOBiZE.
2. Wprowadzenie danych o źródłach emisji – każde źródło emisji (np. kotły, agregaty, pojazdy spalinowe) musi być sklasyfikowane zgodnie z odpowiednimi kategoriami. Instrukcje KOBiZE wskazują, jak przyporządkować poszczególne urządzenia do właściwej klasy emisji.
3. Zbieranie danych z okresu sprawozdawczego – na tym etapie należy zebrać informacje o zużyciu paliwa, godzinach pracy urządzeń, rodzaju wykorzystywanych paliw. KOBiZE udostępnia wskazówki, jak dokładnie mierzyć i rejestrować te dane.
4. Wypełnienie sprawozdania – formularz raportu jest dostępny w systemie online. Zawiera pola, w które należy wpisać zebrane wcześniej dane dotyczące emisji substancji do powietrza. System zapewnia intuicyjne instrukcje ułatwiające prawidłowe wypełnienie formularza.
5. Weryfikacja danych i złożenie raportu – przed wysyłaniem sprawozdania do systemu warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane, by upewnić się, że informacje są kompletne i poprawne. Po weryfikacji należy zatwierdzić i wysłać do KOBiZE.

Najczęstsze trudności w przygotowaniu raportu

Raport do KOBiZE może wydawać się prosty, ale w praktyce wymaga szczegółowości i skrupulatności. Firmy, które nie mają doświadczenia w zakresie sprawozdawczości środowiskowej, często napotykają na trudności już na etapie zbierania danych. Mogą one dotyczyć:

• niewłaściwej klasyfikacji źródeł emisji;
• błędnych jednostek (np. litry zamiast m³);
• braku archiwalnych danych z poprzednich lat;
• nieprawidłowego przyporządkowania emisji do instalacji;
• błędów w danych zużycia paliwa lub ich szacowania „na oko”.

Co grozi za brak raportu do KOBiZE?

Zaniedbanie obowiązku raportowania lub złożenie sprawozdania po terminie może skutkować nie tylko karą finansową, ale także poważnymi konsekwencjami formalnymi.

Raport do KOBiZE jest obowiązkiem ustawowym – jego brak może zostać wykryty podczas kontroli WIOŚ, GIOŚ lub na etapie ubiegania się o nowe pozwolenia środowiskowe.

Zaniedbanie obowiązku raportowania do KOBiZE wiąże się z poważnymi konsekwencjami – zarówno administracyjnymi, jak i finansowymi. Choć pierwsze sankcje są najczęściej na poziomie grzywien, to w przypadku poważnych i wielokrotnych uchybień mogą zostać zastosowane surowsze środki, w tym nakaz zaprzestania działalności.

Możliwe konsekwencje za brak terminowego raportu do KOBiZE:

• kara administracyjna w wysokości do 5000 zł za każde uchybienie;
• nakaz natychmiastowego złożenia zaległego sprawozdania do KOBiZE;
• problemy z uzyskaniem decyzji środowiskowych lub pozwoleniami zintegrowanymi koniecznymi dla kontynuowania działalności;
• ryzyko nakazu zaprzestania działalności;
• utrudnienia w realizacji projektów inwestycyjnych wymagających uzgodnień środowiskowych;
• wzrost kosztów operacyjnych i problemów z reputacją, szczególnie w kontaktach z zagranicznymi partnerami czy podmiotami certyfikującymi.

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu w zakresie KOBiZE?

Nie każda firma dysponuje personelem przeszkolonym w zakresie przepisów środowiskowych. W przypadku działalności rozproszonej, wielooddziałowej lub technologicznie złożonej, przygotowanie rzetelnego raportu może wymagać specjalistycznej wiedzy.

W takich przypadkach coraz częściej stosowaną praktyką jest outsourcing obowiązków sprawozdawczych związanych z KOBiZE. Firmy decydujące się na współpracę z zewnętrznym partnerem zyskują:

• wsparcie merytoryczne na każdym etapie przygotowania raportu;
• pomoc w analizie i klasyfikacji źródeł emisji;
• bieżące monitorowanie zmian w przepisach;
• gotowość do reprezentacji podczas kontroli.

Dlaczego terminowe złożenie raportu do KOBiZE jest ważne?

Złożenie raportu do KOBiZE w ustawowym terminie to ważny obowiązek mający ogromne znaczenie dla każdej firmy. Choć może się to wydawać skomplikowane, warto poświęcić czas na przygotowanie sprawozdania, aby uniknąć poważnych konsekwencji.

Brak regularnego raportowania wiąże się z ryzykiem kar finansowych i problemów administracyjnych. Może także doprowadzić do trudności z uzyskaniem nowych pozwoleń czy wstrzymania działalności w przypadku poważnych uchybień. Dzięki regularnemu składaniu sprawozdań przedsiębiorstwo nie tylko spełnia wymagania prawne, ale także unika zbędnych kosztów i komplikacji.